Yritykset kohtaavat polullaan sekä isoja että pieniä muutoksia. Osa muutoksista johtuu ulkoisista tekijöistä kuten muutoksista toimintaympäristössä. Muutokset voivat olla myös omista sisäisistä tarpeista ja tavoitteista johtuvia. Koronapandemia on ulkoisena tekijänä vaikuttanut yritysten toimintaan hyvin monella tavalla. Mitä johtamisen ja työyhteisön näkökulmasta muutoksissa on hyvä huomioida?
Muutosjohtamisessa korostuu ihmisten johtaminen käytännön asioiden edistämisen rinnalla. Yhdessä on tärkeä sanoittaa, että muutoksessa keskitytään vaikuttamaan sellaisiin asioihin, joihin yritys voi itse vaikuttaa ja aina löytyy asioita, joihin voi vaikuttaa. Eräässä organisaatiossa luotiin uutta ajattelutapaa: ”Ei ole mahdollista” -ajattelusta siirryttiin ”Miten se on mahdollista?” ajatteluun. Muutoksissa yrityksillä onkin usein erilaisia tavoitteita kuten
- kilpailukyvyn parantaminen
- toiminnan kehittäminen
- muutoksiin sopeutuminen
- sisäisten haasteiden ratkominen
- muutoskyvykkyyden kehittäminen
- toiminnan jatkuvuuden turvaaminen
Työntekijöiden mukaan ottaminen erityisesti suuremmissa yritystä koskevissa muutoksissa on tärkeää, koska suuremmat muutokset koskevat koko henkilöstöä. Työntekijät tuovat suunnitteluun ja ideointiin parhaan osaamisen ja kokemuksen oman työnsä tuntemuksen osalta. Pienemmissä yrityksissä on usein luontevaa pohtia asioita porukalla mutta suuremmissa yrityksissä henkilöstön mukaan ottaminen vaatii enemmän suunnitelmallisuutta. Yhdessä on myös tärkeä keskustella, minkälaista osaamista yrityksessä tarvitaan muutoksen jälkeen. Kehitetäänkö olemassa olevan henkilöstön osaamista vai hankitaanko osaamista uusien työntekijöiden kautta? Muutoksessa mukana olo hälventää myös huolia ja auttaa työntekijöitä sitoutumaan muutokseen.
Muutoksessa on tärkeää, että työyhteisössä keskitytään työhön, jonka keskiössä on yrityksen ja työn tekemisen selkeä perustehtävä. Miksi me ollaan täällä työpaikalla? Työyhteisön toimivuutta tuetaan selkeillä työn peruspilareilla kuten töiden järjestelyillä ja roolituksella, yhteisillä pelisäännöillä ja työntekoa tukevalla johtamisella. Kun työn peruspilarit ovat kunnossa, erilaisille ristiriidoille ja epäselvyyksille jää vähemmän tilaa.
Usein muutosta suunniteltaessa lähdetään piirtämään uutta organisaatiokaaviota tai kirjaamaan strategiaa, erilaisia toimintamalleja tai resursseja. Näitä asioita voi työstää paperilla ja niistä jää näkyviä jälkiä eli erilaisia dokumentteja henkilöstöllekin näytettäväksi ja yhdessä työstettäväksi. Näkyvien jälkien lisäksi työyhteisön muutospuheelle on tärkeä järjestää aikaa. Työntekijöiden erilaisista muutokseen liittyviä arvoista, asenteista ja tunteista on tärkeä keskustella, koska muutokset herättävät joka tapauksessa monenlaisia ajatuksia ja tunteita työyhteisössä. Avoimen vuorovaikutuksen kautta ajatuksista ja tunteistakin on mahdollista keskustella rakentavasti työyhteisön sisäisiä konflikteja, loukkaantumisia ja epäselvyyksiä välttäen.
Tunteet ovatkin luonteva osa muutosprosessia ja on tärkeä muistaa, että ihmiset ovat hyvin erilaisia asioiden ja tunteiden käsittelyssä. Vihan ja ilon tunteita voi olla helpompi näyttää työkavereille, kun taas pelon ja epävarmuuden tunteita voi olla vaikea tunnistaa itsessään, saati näyttää ulospäin. Tunteista keskustelu työpaikalla ei ole itsetarkoitus mutta niitä on tärkeä käsitellä työhön liittyvissä asioissa. Johtamisen näkökulmasta on tärkeä luoda puitteet, joissa tunteistakin on turvallista keskustella ja joissa kaikki kokevat olevansa arvokkaita työyhteisön jäseniä.
Muutoksissa johtajan rooli onkin moninainen: toisaalta olla kuuntelevana korvana ja kutoa pienistä palasista suurempaa kokonaisuutta ja toisaalta johdattaa joukkoja luottamuksella näyttäen suuntaa uuteen. Haastavaa – ja niin mielenkiintoista!
Minkälaisia muutoksia teidän yrityksenne on käynyt läpi viime aikoina? Mitä pieniä tai suuria muutoksia teillä on näköpiirissä? Usein yritykset tarvitsevat ulkopuolista tukea jollain muutokseen liittyvillä osa-alueilla. Kysy rohkeasti apua, kun siltä tuntuu!
Tiina Heusala
Kehittämispäällikkö
Aluevastaava, Pohjois-Suomi
Työterveyslaitos
Voit katsoa Johda yrityksen muutosta -webinaarin tallenteen täältä: https://kasvetaanyhdessa.fi/webinaarit/
Kasvetaan yhdessä -hankkeen ilmaisessa yritysvalmennuksessa on vielä muutama yrityspaikka jäljellä uusimaalaisille yrityksille – tutustu hankkeeseen täällä ja tule mukaan!